非営利団体向けの取り組み

非営利組織のIT活用交流会「チーム応援カフェ」で語る、高取 剛充さん、渡邉 さやかさん

　認定NPO法人災害人道医療支援会（以下、HuMA）は、災害時に現地で柔軟な支援を行うための活動をしており、救急救命医を中心とした医師や看護師ら416名で構成されている団体です。

　国内外を問わず出動し、近年は国内の激甚災害への対応が増えています。災害現場での医療支援に対する意欲や意識、スキルのレベルは高いものの、専門職のかたが多いので、事務局の機能は弱く、マネジメントは得意でない団体でした。そこで、中小企業診断士の高取 剛充さんが事務局長になり、kintoneを導入することになりました。その経緯や現状を「災害現場でのkintoneを利用した医療支援」と題して、チーム応援カフェでお話しいただきました。

エクセル中心の属人性の高い管理から、データを一元化できるkintoneへ

　災害対応という特性から、事前準備があまりできない、現地に行って初めてニーズがわかる、という特徴があります。そのため、データの管理はエクセルを中心にほぼ一人での管理体制で、非常に属人性の高い状態になっていました。単純作業が多かったり、一人の負荷が高くなったり、エラーが多く発生したりすると、担当者が疲弊してしまいます。データの一元化を実現するため、サポートが厚く、気軽に相談できそうで、専任のエンジニアを雇わなくてもデータベースが作成できるkintoneを選択しました。

kintone導入のメリット

　災害現場の支援活動で必要な情報に関するノウハウは、これまで現場で培われ、13のデータに蓄積、ブラッシュアップされてきたもので、本当によくできています。これらがあったからHuMAの活動がここまで続いてきたので、極力変更を加えずにkintoneのアプリへ移行することを心がけました。

　会員名簿を最新にしておけば、各項目を紐づけている派遣に関する各業務アプリに自動的に反映されるので、転記作業なども不要になり、作業が大きく省力化されました。また、アクセス権の制御や、通知機能によるリマインダを活用することによって、メール連絡も必要なくなりました。通信環境が悪い現場では、あらかじめローカルのエクセルで入力を済ませ、CSVファイルでkintoneアプリのレコードを更新するといった工夫をしています。ストレージサービスに保管していた使いかた資料もkintoneに格納し、誰でもいつでも参照できるようにしています。

信頼の厚いベテランを巻き込むのがkintone普及の鍵

　事務局4名での利用からスタートし、会員およそ400名にkintone を浸透させる必要がありました。導入には特にkintoneスタートガイドセミナーの浸透・定着編がとても参考になりました。誰も取り残さないためには、早い段階で信頼の厚いベテランを巻き込むと、他の会員にも浸透しやすくなります。派遣アプリの説明会を開催し、参加すると選抜の可能性が高くなるなど、インセンティブも設計しました。「kintoneって何？」という人には事務局が説明し、十分に納得してから使ってもらいました。

　最近は、他のNPOからkintoneの活用アドバイスのリクエストも受けていますので、今後はkintoneの活用を他のNPOに教えることにも取り組んでいきたいと思っています。他の団体は活動の内容や必要なデータが違っているので、HuMAでの活用が参考になることもあれば、逆に私たちが学ぶこともたくさんあると思っています。それが私たちのスキルアップにも繋がりますし、NPOが効率的に生産性を高めることができるというのも、社会全体に対する貢献かなと思うので、ご相談いただけたらうれしいです。

会場からの質問

Q. kintone導入で難しかったところは？

A. ログインさえできない人も多かったので、チャットやZoomなどを活用し、しっかりコミュニケーションをしながらサポートするようにしました。時間と手間はかなりかかると思います。特に年配のかたが理解してくださると、アピールもしてくださいますし、浸透も早くなります。

Q. kintoneを導入するのにどれくらい時間がかかったか？

A. アプリを作るのは簡単でした。古いデータのクレンジング、正規化が大変でした。しかしそれさえしてしまえば、kintoneにフィットさせるのは楽でした。

Q. 導入前に使っていたサービスは、kintone導入後にどうなった

A. ストレージと、細かい連絡にLINEなどを今も利用しています。できるだけ少なくしよう、kintoneに移行しようというのが基本ですが、強制的に排除する必要はないと思っています。

Q. kintoneでまだ解決できていないこと、これからやっていきたいことは？

A. 物資の在庫管理をしたいと思っています。派遣の時に用いる道具は、専門的なものが多く期限もあります。そういうものが一元管理できると良いなと考えています。一度に全てを作ろうとせず、導入できるところからしていこうという考えかたでこれまで進めてきています。

Q. プラグインを使っているか？事務局だけで作っているのか？

A. プラグインを使っているのは1つのみで、後は標準機能で作っています。アプリ作成は事務局でやっており、アプリ作成者が増えなくても焦らず、少しずつ増やしていければ良いと思っています。