使いかたはシンプルに! テクノロジー最先端の街の自治会に聞くグループウェア活用法【スマ・エコシティつくば研究学園団地管理組合法人】

  
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第15回 住まいのまちなみコンクールで「住まいのまちなみ賞」を受賞した「スマ・エコシティつくば研究学園」は、自治会の運営にグループウェア「サイボウズOffice」を利用しています。全国的なコンクールで街づくりを評価された自治会は「サイボウズ Office」をどのように活用しているのか、スマ・エコシティつくば研究学園団地管理組合法人の理事(前理事長)・仲村健さんにオンラインで伺いました。

最先端のテクノロジーと美しい街並みを誇る「スマ・エコシティつくば研究学園」


2013年に街開きをした「スマ・エコシティつくば研究学園」は、全175戸の住宅すべてに太陽光発電、燃料電池さらに蓄電池のシステムを備え、HEMSによるエネルギーの見える化とCO2の削減を実現しています。国内で初めて都市部住宅地におけるドローンによる配送の実証実験が行われたり、環境美化に取り組む街並みが自動車のCMのロケーションにも使われたりするなど、環境モデル街区として先進的な取り組みをしています。


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全国初、産官民連携のドローンによる商品配送実験に合わせて実施された自治会行事では、「サイボウズ Office」でスピーディに企画を推進した

役員のスムーズな引き継ぎにはグループウェアの導入が必要だった


―グループウェアを導入したきっかけはなんだったのでしょうか?


もともとはメールを利用していましたが、メールでの情報共有にはいろいろな課題を感じていました。例えば、メールの宛先に自治会役員全員のアドレスが入っていても、一部の人とだけやりとりが続いて、全員に情報が伝わっているのかわからないときがありました。また、各種書類や年間スケジュール等の情報の引継ぎについて、役員間の継承の確実性を向上させるには手間もかかることや、メールアドレスという個人情報の適切な管理にも課題を感じていました。


自治会の運営はボランティアが基本なので、会社組織ほど指揮系統が明確にはなっていません。活動にかける熱量も人それぞれで、時間も限られています。毎年半数の役員が入れ替わるなかで、情報共有や業務の引き継ぎをスムーズに行うためにグループウェアが有効と考え、2017年に役員など10名程度で「サイボウズLive」を使い始め、2019年に「サイボウズ Office」に移行しました。

情報共有の手段として、シンプルな使いかたに徹している


―どのように活用していますか?


主に使っているのは掲示板です。イベントの予定はスケジュールには登録せず、掲示板に書き込んでいます。自治会のイベントの頻度は多くないことと、スケジュールと掲示板を併用すると、どちらの情報を追えばいいのか混乱してしまうかもしれないと考えて、掲示板に情報を集約しています。


2か月に1度開催される会議の資料や議題、会議で上がった課題の事後対応なども掲示板で共有し、役員同士で意見交換をしています。


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掲示板トップ。「規約関連」「会計」「広報」など、カテゴリーごとにわかりやすく整理されている。


具体的には、例えば集会所のエアコンの修理に際して、掲示板で過去と新規の見積を共有し、意見を出し合いながら業者選定が進められました。


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エアコン修理の相談をした掲示板の様子


掲示板を活用することで、会議での議論が効率的になり、時間の短縮にもつながりました。またイベントの企画や運営をする際にも、役員間でフラットに情報共有ができていることで、意思決定のスピードが格段に上がったように感じます。


検索機能で過去の例を探したり、「確認しました」や「いいね!」ボタンで役員の反応を知ったり、付属する機能も大きく役立っています。あえて利用する機能を絞って情報の分散を防止し、役員を混乱させないことが、活用の幅を広げてくれていますね。


―ほかに活用している機能はありますか?


ファイル管理には、自治会の規約や景観協定に係る書類など、変更の少ない各種様式や、「サイボウズ Office」に移行するときに作成した操作マニュアルを格納しています。導入するときに、「難しそうで使えるかわからない」という声も聞いたので、はじめにマニュアルを作成して操作方法を伝えました。おかげで今は、スマートフォンやパソコンから役員全員が利用してくれています。


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ファイル管理一覧。自作の操作マニュアルが共有されている。


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操作マニュアルのプレビュー表示


書類や事例を蓄積していくことで、新しい役員にはスムーズに引き継ぎができるようになりました。

対面コミュニケーションの大切さと街づくりへの想い


―今後の展望を聞かせてください。


昨年から近隣の4つの区会の連携には「サイボウズ Office」を導入しています。今後は、近隣自治会との連携に利用したり、役員だけでなく、一般住民にもアカウントを配布して情報共有をスムーズにできないかを検討したり、さらなる街の活性化に役立てられないかと模索しているところです。


「サイボウズ Office」はとても便利で、今ではこれがない自治会運営は考えられないです。ただ、省力化一辺倒で、ここだけで完結してはいけない。顔を合わせて話すことも大事です。自治会には、近隣に関する相談が入ることがありますが、役員間で共有してアドバイスはするものの、「直接話しに行ったらいいですよ」と、住民同士で対話することを勧めています。そうすると、意外と簡単に解決するものです。


新型コロナウイルス感染症が収束すれば、また顔を合わせる機会も戻ってきます。状況に合わせてIT活用のバランスを考え、いまの時代に合った自治会の運営を追求していきたいです。


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筑波大学と連携して開催した交通安全ワークショップ。企画について、掲示板で協議して準備した。


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街づくりについての想いを熱く語ってくださった仲村健さん


仲村さん、お話いただきありがとうございました!