「自治会こそITが必要!!」20種類を比較検討したIT顧問の選択

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サイボウズのチーム応援ライセンス開始記念セミナーで自治会の導入事例を語る合同会社アクアビットの長井祥和さん

多忙な総務部長時代、自治会運営を無料ツールで効率化

ITのエンジニアである長井さんが自治会の総務部長に就任したのは2012年。当時、自治会には渉外用のメールアドレス、メーリングリスト、ファイルサーバ、ホームページなどITで情報を共有する仕組みが備わっていませんでした。

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地域のすこやかな暮らしを守るために、住民によって運営される自治会ですが、町の美化や防犯など、その役割は多岐に渡ります。その役割を遂行するために作成を迫られる書類の数も膨大。当時、毎晩終電で帰るほどの忙しさの中にいた長井さんは、業務をIT化しないと自治会業務をこなせない......と感じていました。

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そこで無料グループウェアのサイボウズLiveを活用し、情報共有の電子化を実現。忙しく働くなかでも、自治会運営を効率よく行える仕組みを構築しました。

防犯・防災などリアルタイムの情報共有が求められる

5年間使ってきたサイボウズLiveは2019年4月にサービスを終了することが決まったため、自治会は代替サービスの選定に動き出します。長井さんは、総務部長を離れていましたがITの顧問としてアドバイスをすることになりました。サービス入れ替えに際し、長井さんは改めて自治会にITを入れる意義について整理しました。

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自治会業務の多さ、防犯や防災などにおいてよりリアルタイムな情報共有が求められていることを考えると、自治会にITを導入することによる恩恵は極めて大きいものがあるといえます。回覧板によって1ヶ月かけて通知されていたようなことも、ITツールを使えば瞬時に伝えることも可能です。

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一方で、役員が年ごとに入れ替わるため流動的であることや、幅広い世代が参加するのでITツールに抵抗のある自治会員が少なくないということ、そして、営利目的で結成された組織ではないので運営固定費を上げることへの抵抗が大きいといった有償製品の導入の難しさもありました。

こうしたマイナス面に十分に配慮しながら、自治会の役員メンバーと長井さんは20近いツールを検討しました。

全会員で掲示板を利用するというシンプルな運用

全自治会員がアカウントを持ち、利用する機能を掲示板に限る、というシンプルな運用ルールを制定し、サイボウズLiveの代替ツールとして、「サイボウズ Office」の導入が決まりました。

価格の問題で他のシンプルなソフトに決まりかけましたが、2018年4月に始まった300ユーザー年額9,900円のチーム応援ライセンスにより、運営固定費を大幅に上げずに移行が容易にできること、操作性、サポートの面から「サイボウズ Office」が選ばれました。

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2018年9月より使われ始めた「サイボウズ Office」の画面。議題の事前共有や会報の制作に使われている。サイボウズLiveよりアクセス権を細かく設定できるので、掲示板の公開範囲は用途ごとに変えられる。

自治会ではまだまだIT活用の可能性があるという長井さん。会員名簿/会員履歴、備品設備管理/履歴、周辺自治会とのやり取り、自治体からの配布物管理などいずれは、さらなる効率化にチャレンジしたいと語ります。

最後に、今回は「サイボウズ Office」でしたが、kintoneエバンジェリストとしてのスキルは他団体の導入にも生かせる、kintone Caféも開催しているので気軽に参加し声をかけてほしいと述べられました。

【関連リンク】

長井祥和さんの自治会事例発表資料

チーム応援ライセンス