Case
事例
家庭環境調査票のデジタル化。構築方法を紹介
この記事では、家庭環境調査票をkintoneでデジタル化する方法を解説します。
教員の労働環境を改善するためには、彼らの働き方を改革することが必要です。現在、教員の仕事の負担は依然として重いです。もし労働環境が改善されなければ、教員を目指す人が減少し、結果として教育の質が下がる可能性があります。
労働環境を改善する上で重要なのは、校務のペーパーレス化です。ペーパーレス化によって情報の管理が容易になります。しかし、ペーパーレス化に際しての課題は、デジタル化が難しい家庭環境調査票などの文書が存在することです。
家庭環境調査票とは？
家庭環境調査票は小学校・中学校・高等学校などで子供の家庭情報を収集するための書類です。教員はこの書類を保護者に配布し、保護者に記入してもらい、その記入済みの書類を収集することで、子供の家庭環境情報を集めています。デジタル化が難しい理由
家庭環境調査票のデジタル化には、主にふたつの難しい点があります。第1に、これらの調査票には個人情報が含まれているため、データを保存するクラウドサービスは高い信頼性が求められます。第2に、地域によって情報のフォーマットが異なるため、各地域の具体的な要件に適合させる必要があります。kintoneが家庭環境調査票のデジタル化に適している理由は、まずISMAPの取得により、その信頼性が保証されていることが挙げられます。ISMAPとは、情報システムに関する適切な管理とセキュリティ対策が行われていることを証明する認証です。
さらに、kintoneはノーコードで業務アプリケーションを構築できるため、地域ごとの異なる要件に柔軟に対応することができます。この2点により、家庭環境調査票を効率的かつ安全にデジタル化するのに最適なサービスと言えます。
家庭環境調査票をデジタル化するメリット
家庭環境調査票をデジタル化すると次のようなメリットがあります。教員の事務作業の削減
教員は家庭環境調査票の収集に多くの労力をかけています。帳票の印刷を行い、その帳票を配布し、収集、保管の作業を行っております。さらに4月の忙しい時期に収集する必要があり、教員の負担となっています。これらをデジタル化することで、印刷、配布、収集、保管の手間を削減し、教員の事務作業を削減します。保護者の記入作業の軽減
保護者の手間も削減します。紙の運用ですと、記入に時間がかかります。また間違えると修正の手間もかかります。また帳票は子供経由で取得する必要があります。子供がランドセルに帳票を入れて、くしゃくしゃにしてしまうことも。また提出をしない場合もあります。このようなことがなくなり、保護者の負担もなくなります。教育委員会も情報を把握しやすく
学校だけでなく、教育委員会でも子供の情報を閲覧できるようになります。そのため、何かトラブルが起こった際も教育委員会も情報を把握しやすくなるので、学校と教育委員会が連携して問題に対処しやすくなります。家庭環境調査票をデジタル化するために必要なサービス
kintoneとkintone連携サービスが必要です。具体的には次のサービスです。kintone
教育委員会や教員や情報を管理するために利用します。フォームブリッジとkViewer
保護者マイページを作成するために利用します。フォームブリッジはWebフォームを作成できるサービスで、kViewerはkintoneのアプリのデータを外部公開するサービスです。この2つのサービスは連携させることができ、連携させると保護者専用の入力ページを作成できます。krewData
krewDataはアプリ間のデータ連携を実現できます。保護者マスタの情報と児童生徒マスタの情報を自動的に紐づけるために利用します。本構成ではkrewDataのリアルタイム版を利用します。完成イメージ
ログイン後の画面は次のようなものになります。
設定方法
設定の流れは動画にまとめています。動画をご覧いただく前に以下の点を準備しておいてください。また本テンプレートはkintoneや連携サービスの知識がある前提です。あらかじめご了承ください。
サービスを用意する
kintone、フォームブリッジ、kViewer、krewDataのお申し込みを行ってください。テンプレートをダウンロードする
kintoneのアプリテンプレートと、フォームブリッジ、kViewer、krewDataの設定テンプレートを用意しています。こちらからダウンロードをお願いします。zipファイルの中身は以下のとおりです。
・保護者マイページのテンプレート .zip（kintoneアプリテンプレート）
・Formbridgeテンプレート
-家庭環境調査票.zip
-子供情報の登録.zip
-子供情報の編集.zip
-保護者ページ利用申し込みフォーム.zip
-保護者情報変更フォーム.zip
・kViewerテンプレート
-家庭環境調査票.zip
-子供情報.zip
-保護者メニュー.zip
-保護者情報の変更.zip
・krewdata.zip
保護者ページの設定方法
動画にまとめておりますので、ご覧ください。以上で、保護者マイページが利用できます。
家庭環境調査票や保健調査票などのあらゆる情報をデジタル化したい場合は大変便利に収集することが可能です。興味がある方はテンプレートを用意していますので、ぜひ設定してみてください。
