非営利団体向けの取り組み

家庭環境調査票は、小学校や中学校の年度初めに配布される帳票であり、子供の情報を収集し、学校の運営に役立てます。ただし、家庭環境調査票は個人情報が含まれたり、各自治体によって収集したい情報が異なるため、デジタル化の難易度が高いです。

さらに、年度初めには家庭環境調査票以外にも、保健調査票、心臓検診問診票、脊柱四肢問診票、結核問診票などがあります。これらの情報収集には多くの手間がかかります。

例えば、保護者は全ての書類を手書きで記入しなければなりません。さらに子供の氏名／現住所／誕生日、保護者の氏名／連絡先／電話番号などを各帳票に二重で記入する必要があります。

教員にとっても手間がかかります。帳票の印刷、子どもへの配布、回収。システムへの情報転記。帳票保管の作業があります。さらに、期日までに帳票が提出されなかった場合は、子供や保護者にリマインドを行う必要があります。

このように家庭環境調査票などの情報収集は、アナログで行うと非常に手間がかかります。そこで今回は家庭環境調査票をはじめとした各家庭からの情報収集をkintoneでデジタル化する方法をご紹介します。kintoneを使うことで、ペーパーレス化でき、情報管理の効率化を実現できます。学校校務の業務改善を行いたい方にはお勧めですので、ぜひご覧ください。

実現方法

kintoneを使って保護者から情報収集するためには、次の方法があります。

kintoneとマイページサービスを組み合わせて利用する

kintoneを利用するためにはユーザーライセンスが必要です。教員向けにはアカデミックガバメントライセンスが用意されており、このライセンスを利用することで、kintoneを使うことができます。

一方で保護者にkintoneを利用してもらうためにもユーザーライセンスが必要ですが、アカデミックガバメントライセンスだと、システム導入の予算感に合わないことが多いでしょう。

そこで、利用するのがkintoneと連携するマイページサービスです。こちらを利用すると、kintoneにログインをしなくても、kintoneへ情報入力・閲覧などができるようになります。kintoneとマイページサービスを併用してもらうことで、保護者から情報収集できるようにします。

マイページのサービスはトヨクモ株式会社のフォームブリッジとkViewer。株式会社ソニックガーデンのじぶんページ。株式会社ノベルワークスのChobitt for kintoneなどがあります。

利用イメージ

家庭環境調査票の具体的な利用イメージについて紹介します。保護者はスマートフォンまたはPCから利用できます。利用手順は次のとおりです。（スクリーンショットのサンプルは三島市さんに協力いただきました）

保護者の利用イメージ

保護者が利用する手順は次の通りです。

①登録したメールアドレスを入力して送信ボタンをクリックします。


②メールを開き、URLをクリックします。


③保護者向けメニューが開くので家庭環境調査票をクリックします。


④情報を確認する子供を選択します。（兄弟［姉妹］がいると、２つレコードが表示されます）


④「入力する」をクリックします。


⑤必要な情報を入力して保存をします。


以上の手順で保護者は家庭環境の情報を登録することができます。

教員の利用イメージ

教員はPCとスマートフォンから利用できます。PC画面の利用手順は次のとおりです。

①kintoneにログインをする。



②家庭環境調査票アプリをクリック



③子供の情報を一覧できる



③子供の詳細情報を確認できる



保護者ページについて動画にしました。画面構成を知りたい方は以下の動画をご覧ください。こちらからは家庭環境調査票、保健調査票、脊柱四肢問診票、心臓検診問診票、結核問診票の画面構成を確認できます。

メリット

kintoneで家庭環境調査票などをデジタル化すると次のようなメリットがあります。

入力負荷の削減

従来の紙の運用だと、保護者は書類ごとに氏名を複数回、記入する必要がありました。kintoneでデジタル化を行うと共に、共通する情報を使い回す仕組みにすることができます。保護者の入力負荷を削減します。

印刷代の削減

kintoneで運用すると、紙を印刷する必要がなくなります。そのため、用紙・印刷代が浮きます。

印刷・配布・回収の手間を削減

紙での情報収集は、教員が用紙の印刷・配布・回収を行う必要があります。各作業にそれぞれ時間がかかります。kintoneを使って情報をデジタル化することで、これらの作業に必要な時間を削減することが可能になります。

最新情報を反映できる

保護者向けのマイページを作成することにより、家庭情報の変更が必要な際には、都度更新することが可能になります。現行の紙ベースのシステムでは、更新は年1回、用紙の配布タイミングでしか行えません。しかし、kintoneを使用して情報をデジタル化すれば、いつでも情報の更新が可能となります。

条件検索できる

教員は子供の情報がデータベース化されるため、特定の条件で検索ができるようになります。例えば、入学式前から入学児童の配慮事項や家庭環境などを確認できます。

ファイリングが不要

デジタル化すれば、ファイリングの作業が不要になります。情報はkintone上で確認できるので、保健室の保管場所までに探しに行かずに確認できます。

紙の紛失リスクを削減

デジタル化をすることで、紙での運用機会を減らし、紛失リスクを小さくします。またkintoneはセキュリティ対策も行なっており、情報を安全に管理できます。

他のシステムと連携できる

kintoneで集めたデータはCSVやAPIによってまとめて入出力することが可能です。この機能があることによって、他の校務支援システムや学習システムにデータ連携ができます。システム間のデータ転記作業の負荷を減らします。

以上、kintoneを用いて家庭環境調査票などのデジタル化を実現する方法について解説しました。各種書類をデジタル化すると、全てのプロセスにおいて効率化が可能になります。まだデジタル化を完全に導入していない教育委員会や学校の皆様にとって、kintoneは最適な解決策となるでしょう。

もし、kintoneを用いた効率化の検討をご希望の教育委員会や学校の方がいらっしゃいましたら、弊社では導入相談を受け付けております。どうぞお気軽にお問い合わせください。