事例・活用のヒント

グループウェアでPTAのペーパーレス化を実現━━立川市立第七小学校PTA

  
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大画面ディスプレイを使用し、話の流れで必要な情報を自在に参照しながら話を進める。資料は「サイボウズ Office」に事前にあげている。

PTA会員にグループウェアのIDを配りペーパーレス化しているPTAがあるらしい――。話を聞いて向かったのは、東京都立川市立第七小学校PTA。ある土曜の夕方、各係からの活動報告の場である係報告会が行われたあと、PTA運営係の担務としてあらたに設置した「サイボウズ担当」の保護者3名による「サイボウズOffice説明会」が開催されました。今回はこの説明会の様子をお届けします。

約9割の保護者がログインできている

七小PTAは2017年度から無料グループウェア「サイボウズLive」を使いペーパーレス化を進めていました。「サイボウズLive」のサービス終了に伴い2019年度からは有料のグループウェア「サイボウズOffice」を使い始めています。

学校規模は小さめで、会員世帯数は約125。全世帯にIDを配布し、このうち約88%が「サイボウ Office」にログインできている状況だそう。

同PTAの活動は一人一役の係制。このうち本部の役割を担う運営係のあらたな担務として「サイボウズ担当」として3名が活動しています。説明会は、サイボウズ係が作成した資料をディスプレイで参照しながら行われました。

PCやスマホでアクセス、紙は不要に

かつて七小PTAも紙ベースで情報交換をしていたため何かと学校に来ないと作業が進みませんでした。アナログのままでは自分たちが不便です。迅速・正確な共有ができるようグループウェアを導入することにしました。

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現在「サイボウズ Office」で使っている機能は主に「ファイル管理」「スケジュール」「掲示板」です。

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「ファイル管理」は名簿や資料の共有に使用しています。所属する学年や担当の係しか該当のフォルダを閲覧することができないよう制限をかけており、必要な情報にアクセスしやすくなっています。個人情報を含むファイルに関しても個人情報保護の観点から一部役員のみしか閲覧することができないようにしています。

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係の活動の様子は写真で報告されることもあり伝わりやすくなりました。

「スケジュール」にはPTAや学校の行事を登録しています。例えば2年生の保護者であれば、【2年】【全学年】、担当の係の予定が入ります。

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兄妹のいる保護者の例。書写や特別授業の持ち物についても把握できるようになっている。

「服装に注意したほうがいい図工と書写の予定は『サイボウズOffice』にできるだけ載せています。分かっていれば対策もできるので」

「掲示板」には、PTAからのお知らせだけでなく町内会から配布された資源回収のお知らせなど、地域で役立つ情報もアップしています。

保護者に大好評! 学校のお便りの情報共有

いまサイボウズ係が特に注力しているのは、学校から来るお便りや情報を、スケジュールや掲示板にアップすることです。「子どもからのお便りが手元まで届かない!」という悩みを抱える保護者が多いので、そこをフォローしようという試みです。

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よくある保護者の悩み、共感する人が多そうです。

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この「サイボウズOffice」による情報提供は、保護者たちに好評です。先生たちは多忙のため学年便りを学校のWebサイトにアップするのは配布から日にちが経過してから。しかし今は、サイボウズ係がお便りを入手するとすぐ「サイボウズOffice」に情報をあげてくれます。

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「5時間目まで」「引き渡し訓練」といった情報も入れている。



「帰りの時間が早まる日も入れるようにしています。『え、もう帰ってきたの!?』という日が時々ありますよね。そういう情報も、保護者として把握出来るととても助かるので」



個人の予定も非公開で登録可能

役立つ情報が掲載されて助かっている保護者もいますが、情報の入力作業はサイボウズ担当係の保護者がボランティアで行っています。お便りの写真を撮ってアップしたり、スケジュールを登録したりする作業は難しくはないものの、「塵も積もれば」でそれなりに時間をとられてしまいます。

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そこでこの日の説明会では、パソコンやスマホから情報を登録する方法も紹介。係や学年のほかに個人というカテゴリーも用意していることを伝えました。各家庭のプライベートな用事――たとえば子どもの習いごとや、自分(保護者)の仕事の予定も非公開で登録できます。

新着通知アプリで生活リズムにあったタイミングでお知らせ

スマホアプリ「サイボウズOffice新着通知」をインストールしておけばスマホで新着情報が確認できます。

通知の頻度は、前日、朝の何時といったように、自分の生活リズムにあったタイミングに設定できます。

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「保護者のみなさん(私たち)に役立つ」をめざして

最後にサイボウズ担当のSさんは、「サイボウズOffice」を使ってやりたいことを、こんなふうにまとめました。

「PTAの運営係(役員)のためだけでもなく、PTAの活動のためだけでもなく、"保護者のみなさん(私たち)のために役立つ"、そんなお助け役になりたいのです!」

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PTAはしばしば「前年通り」に縛られ、活動が硬直しがちなところがあります。でも七小PTAのように、ITツールを用いて活動を柔軟に進化させ、子どもはもちろん保護者にも役立つPTAをめざすのであれば、「いっしょにやってみたい!」と思う保護者は今後もどんどん出てくるのではないでしょうか。

質疑では「学校の先生に入ってもらえば紙のお便りもなくせるのでは?」という意見もでました。声はかけているものの先生は入っていないのが現状。先生とは携帯はもちろんのことメールでやりとりすることもできず、PTAで作成した配布書面などはその都度学校に持参して確認をしてもらっているような現状です。

なかにはサイボウズの活用について興味をもってくれている先生もいるとのこと。今後、先生とオンラインでのやりとりできれば、PTA活動が効率的になり保護者の負担も軽減され、PTA活動自体の活性化に繋がるのではないでしょうか。