PTAのIT活用塾レポート(1)kintoneを導入し属人化を解消した江東区小学校PTA

  
1200shinomiyasan.jpg 2018年11月、サイボウズ東京オフィスにて「PTAのIT活用塾」が開催されました。ゲスト講師は江東区の小学校PTA副会長で株式会社ジョイゾー代表、kintoneエバンジェリストの四宮靖隆さん。四宮さんはPTAでkintoneをどのように活用しているのでしょうか?

超アナログ文化が残るPTAの実情

四宮さんは3児の父。小学校のPTA副会長に就任して2年目です。PTAの業務は役員間だけでなく、学校や地域など外部との情報連携をする機会がとても多いことを痛感しました。

専業主婦が大半を占めていた時代とは違い、共働き家庭の増加で各家庭の事情もさまざま。それに加えて平成29年の個人情報保護法改正によりPTAも対象事業者となった影響で、児童や保護者の名簿を学校側と共有することもできなくなりました。今まさにPTAにIT導入が必須となっているのです。

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しかし現状のPTAは、設立から数十年も経った古い組織であることが多かったり、会員のリテラシーの差があったりすることにより、超アナログ文化が残るのが大半です。

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「ITを導入した」といっても、会費で購入した1台のPCを共有したり、USBメモリを活用したりするなど抜本的な改革ではありませんでした。

四宮さんのPTAに転機が訪れたのは役員就任から1年経った2018年4月。長く在籍していたベテラン役員がいっせいに退任したことで、引き継ぎのための情報があまりにも不足しているという問題が露呈したのです。活動継続のためには過去の役員にヒアリングするしかなく、そのために膨大な時間を要してしまい、現役員間でグループウェア導入の必要性が実感されました。

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本部役員の男性比率が高く、グループウェア導入に否定的な意見が少なかったのも追い風と感じたそうです。

サイボウズlive終了により、チーム応援ライセンスを契約

さっそく無料で使えるグループウェア サイボウズLiveを試験導入した四宮さんのPTA。しかしサービス終了の通知が......。

Live810.jpg 落胆していたところで、NPO法人や任意団体向けの「チーム応援ライセンス」が発表されました。kintone、サイボウズ Office、メールワイズ、ガルーンといったサイボウズの有料クラウドサービスが、1サービスあたり300ユーザーまで使えて年間9,900円と破格の値段。

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コミュニケーションやデータベース、プロセス管理の機能を備えたkintoneはPTAでも役に立つと考えていた四宮さんは、手の届く価格となったことからkintoneの利用を提案し導入することにしました。ノンプログラミングで様々なアプリをつくることができることが導入の決め手でした。

アイデア次第で無限大の使い方があるアプリ

kintoneは、目的に合わせてドラッグ&ドロップやExcelやcsvファイルの読み込みなどの簡単な操作でアプリを作成できます。アプリストアに行けばテンプレートもたくさん用意されています。

本部役員や委員ごとにスペースを分け、その中でアプリを作ったり、スレッドを作成し特定のテーマについてディスカッションをすることができます。

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四宮さんは、本部役員のスペースで「活動協力管理」アプリを作成。学校公開やパトロール、おまつりなどイベントに協力してくれる人を一元管理できるようにしました。

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本部役員のスペース内でイベントについてやりとりするスレッド

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広報のスペースでは、発行号ごとにスレッドをわけ原稿のやりとりをしています。ファイルや広報スタッフの名簿もデータベース化し共有しています。

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リアルタイムコミュニケーションにはLINE、ストックコミュニケ―ションにはkintoneと使い分けをしています。

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kintoneを導入した効果としては、自宅や夜間での活動がしやすくなったこと、ノウハウのデータ化・見える化によって属人化を解消したこと、個人情報に対するセキュリティが向上したことをあげていました。

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メールワイズ連携でkintoneの画面から簡単にメールを送ることもできます。

今後の展開として、共通メールアドレスの管理ができるメールワイズとkintoneを連携させて、保護者への一斉送信を行うことを検討しているそうです。

浸透するまでは少しずつ、「まずはやってみよう!」精神が大切

役員向けにkintoneのマニュアルは作らなかった四宮さん。使い方の講習もはじめに1度やったきりだそうです。すぐに浸透したわけではありませんが、情報をとにかくkintoneにアップして「見てください」と言い続けたそう。

そうしているうちに他の役員にも使われ始め、導入から半年ほどたった今や「きんとーん」は役員間で合言葉のようになりました。

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ITスキルの低い人にも抵抗感なく受け入れてもらうためには、システム化することで明確なメリットがある部分から切り替え、そうでない部分はアナログも併用するのがコツだそう。

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参加者全員でPTAのIT活用について情報交換しました。

もちろんkintoneは万能なものではなく、導入さえすれば全て解決するわけではありません。 「なにが目的?」「なにを解決したい?」同じPTAでも事情はそれぞれです。

でも「まずはやってみるって大事です!」とのこと。kintoneをはじめとするサイボウズのクラウドサービスは、30日間無料でお試しできますので是非トライしてみてくださいね!