チーム応援ライセンスの利用状況アンケートを実施しました
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チーム応援ライセンスは提供開始から丸3年が経過し、お陰さまで2,000以上の団体に申請いただきご利用いただいております。
このたび、ご利用中のお客さまや過去に利用したことのあるお客さまを対象としてアンケートを行いました。ご回答をお寄せくださった皆さま、ご協力ありがとうございました。
非営利団体ならではの状況や傾向があり、たいへん興味深い結果となりましたので、その一部をご紹介いたします。
利用している製品
チーム応援ライセンスで契約できるサービスは、kintone、サイボウズ Office、Garoon、メールワイズの4つのクラウドサービスです。その中でどのサービスを利用しているかを伺いました。
過半数がサイボウズ Officeを利用しています。この傾向はチーム応援ライセンス開始当初から変わりませんが、最近はkintoneの利用比率が伸びてきています。また、このグラフからは読み取れませんが、全体の約2割が複数サービスを併用していることもわかり、多様な業務をITで効率化している状況が伺われました。
どんなITサービスを使っているか
サイボウズのサービス以外に、どのようなITツールやサービスを利用しているかを伺いました。
全体の約1/3がMicrosoft Officeとストレージサービスを併用しているとの回答でした。サイボウズのkintoneでは、Excelファイルで管理している情報をアプリに移行して、チームで最新の情報を共有することができます。また、ファイル管理用のアプリを作成して、ファイルを世代管理することもできます。
定着までの期間
サービスを導入して、実際に現場のメンバーに定着するまでの期間について伺いました。
チーム応援ライセンスを利用しているかたは、本業とは別にその団体で活動していることも多いです。それでも、4割が1ヶ月以内、6割超が3ヶ月以内に定着しているのは、サイボウズのサービスは難しい設定が不要で、使いやすいインタフェースであることが要因と考えています。
今後さらに利用が広がってくると、より定着までの障壁を下げていくことが重要となりますので、導入後3ヶ月を重点期間と捉えて、定着を促進する情報提供や相談の場づくりを行っていきます。
定着の工夫
定着させるための工夫を、自由記述で回答いただきました。その結果をテキストマイニングツールで解析したところ、多くの団体で取り組まれていた工夫が3つ浮き彫りになりました。管理者のかたがたの地道な努力が伺われる、非常に興味深い結果です。
- 利用マニュアルを整備する
- 利用者への説明会を開催する
- 管理者があらかじめ情報入力する
利用用途
kintone、サイボウズ Office、Garoonについて、どのような用途で利用しているかを伺ったところ、わたしたちも想定していなかったことが2つありました。
1つめは、サイボウズ Officeをスケジュール機能としてより、掲示板やファイル管理機能として利用している団体のほうが多いことです。スケジュール機能を利用しない、または利用するアプリケーションが限られる場合は、利用しないアプリケーションを非表示にする管理者機能（詳細）があります。ITツールの活用に不慣れなかたでも迷わず利用できるというメリットがありますので、このようなTIPSも今後ご紹介していけたらと思います。
2つめは、kintoneを利用している団体の半数近くがアプリをスケジュール機能として利用していることです。アプリの一覧画面は、カレンダー形式で表示することができます。
また、kintone連携プラグインKOYOMIを利用すると、高性能なスケジュール管理が実現します。KOYOMIは、パートナーのアーセスさんがチーム応援ライセンスの利用団体に限り、無償提供してくださっています。近日中に、KOYOMIを利用しているNPO法人さんの事例公開予定ですので、どうぞご期待ください。
ご意見
とてもありがたいことに、たくさんの熱いご意見やご感想をいただきました。その一部をご紹介します。
「コアメンバーには濃いコンタクト、参加意識の薄いメンバーには薄いコンタクトを実現できています。しばらく関係が薄かったメンバーが久しぶりに戻ってきたりして、ありがたいです。」（社会人フォーラム）
「もともとサイボウズOfficeのみを利用していましたが、メールワイズ、キントーンを使い出したらさらに便利になりました。そのため、この3つをセットで使っていくことは業務改善に非常に役立つものだと感じています。」（福祉団体）
「2020年度は、COVID-19の影響で、学生を通学させることが困難でした。研究指導はkitnone上で全て行えました。」（ゼミ・研究室）
「国内の職員全員が利用することができ、リモートワークに大きく貢献している。このライセンスなしに、いまの我々の活動は成り立たない。」（NGO）
「素人が簡単に仕組みを作れるために大変重宝しています。また、権限付与も個別に指定できるので、スタッフの熟知度に合わせて、業務の内容を調整・拡大しやすいと思いました。」（医療）
「当初、理事会・専門委員会・自治会・自主防災会の役員・委員での利用でしたが、次年度から居住者全戸での利用を開始します。コロナ禍の中、居住者の情報共有促進に役立てられると期待しています。（マンション管理組合）」
「複数の検討事項がある場合、以前はメールでやりとりしていたため混乱しがちでした。チーム応援ライセンスのおかげで、とにかくすべての情報ややりとりが一か所にまとまっていることがありがたいです。」（福祉団体の地域支部）
「ホワイトボードに記入していた各自のスケジュールや施設予約を、外から確認・変更できるようになり、いちいち電話で確認・変更を受けて書き直す手間がなくなり、総務大喜びです(^^)/」（中間支援団体）
「LINEは手軽だけれど、複数の案件を検討することが難しい。サイボウズでは、案件ごとにスレッドを立てられるので、埋もれることなく検討をしたり、情報共有をすることができる。これまではメールのやり取りで行っていたので、メールが劇的に減ったのが最も良かった点だと思っています。」（非営利組織の連合体）
「NPO活動団体は思いがあって活動しているけれど「お金が無い」ところも多く、また人のために自分を犠牲にして疲弊する人も多いです。そういう方たちでも利用ができる金額設定にしていただき、こんな充実した内容の製品を利用できるのは本当にありがたいです。」（福祉団体）
■ アンケート概要
- 期間：2021/2/18（木）～2021/2/26（金）
- 対象
- チーム応援ライセンスでサイボウズのクラウドサービスを契約中
- チーム応援ライセンスでサイボウズのクラウドサービスを契約していたが、現在は解約している
- チーム応援ライセンスの申請をしたが、現在まで契約していない
- 有効回答数：396件
